Checklist bij Eventcatering: gebruik een draaiboek

Checklist bij Eventcatering: gebruik een draaiboek

Als specialisten op het gebied van Eventcatering weten we natuurlijk precies hoe we een succesvol Event moeten organiseren. Een van de belangrijkste onderdelen van zo’n Event is het gebruikmaken van een draaiboek. In zo’n draaiboek staat precies vastgelegd voor wanneer welke werkzaamheden moeten gebeuren en wie daar voor verantwoordelijk is. Zo weet iedereen binnen de organisatie dus precies wat ze wanneer moeten doen. Maar hoe ziet de indeling van zo’n draaiboek er nu eigenlijk uit? Ook al is elk Event (en dus elk draaiboek) anders: toch zijn er altijd een aantal vaste onderdelen die terugkomen.

Draaiboek

 

Voorbereidingsfase

In de voorbereidingsfase worden allerlei activiteiten verricht die nodig zijn om het Event te kunnen laten slagen. Denk daarbij aan het reserveren van een DJ, het regelen van drukwerk, de inkoop van materialen of bijvoorbeeld het inplannen van social media.

De opbouwfase

In deze fase gaat het vooral om de fysieke opbouw van je Event. Moeten er tenten worden geplaatst, dan worden die tijdens deze fase opgebouwd. Denk daarbij ook aan zaken als het meubilair, het plaatsen van de geluidsapparatuur, de opbouw van de bar(ren), de versiering en aankleding of het opbouwen van het podium.

De checkfase

Tijdens de checkfase gaan we na of alles naar behoren werkt. Hoe zit het met de veiligheid en is alles conform afspraak opgebouwd? Ook zaken als het geluid worden in deze fase getest. Als alles gecheckt is, wordt de gereedheid aan jou als klant gemeld.

Operationele fase

Op de dag van het Event zelf start de operationele fase. Als het personeel gearriveerd is, volgt er eerst nog een briefing over de afspraken, veiligheid, werkzaamheden en huisregels. De laatste checks vinden plaats (werkt het geluid bijvoorbeeld nog steeds) en iedereen zet zijn of haar vrolijkheid aan om de gasten die gaan komen een onvergetelijke ervaring te bezorgen.

Evaluatiefase

Als het Event is afgelopen, wordt natuurlijk alles netjes opgeruimd en schoongemaakt. Daarbij kijken we of alles veilig en in de oorspronkelijke staat is achtergelaten. Een korte tijd na het Event evalueren we met jou als klant of alles naar tevredenheid verlopen is. Het is voor ons namelijk ook heel belangrijk om te horen of er nog zaken zijn waarmee we onze dienstverlening in de toekomst nog verder kunnen optimaliseren.

New call-to-action

Recente blogs

Abonneer je op dit blog d.m.v. e-mail

Tweetal belevingscatering

Tweetal belevingscatering
Contact
088 – TWEETAL   (088-8933825)
welkom@tweetal.nl

Volg ons op
Facebook
Youtube
Linkedin
Instagram